Jedes Unternehmen ist individuell – und braucht kreative Ansätze im Datenschutz
Die Unternehmenslandschaft in Deutschland zeichnet sich durch ein hohes Maß an Innovationskraft und Vielfalt aus. Jede Organisation ist einzigartig und bedarf individueller Lösungen – auch und besonders für den Datenschutz. Viele Datenschutzverantwortliche fühlen sich jedoch etwas im Hamsterrad gefangen, da sie ständig mit denselben Problemen kämpfen, ohne wirklichen Fortschritt zu erzielen. Hier setzt das Datenschutz-Reifegrad-Modell (DRM) an, das Unternehmen dabei hilft, ihre Datenschutzprozesse schrittweise zu verbessern.
Das Modell basiert auf umfangreichen Daten zeigt auf, dass viele Unternehmen grundlegende Datenschutzmaßnahmen wie beispielsweise das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten oder Datenschutzschulungen erst nach Vorfällen umsetzen – also reagieren statt agieren. Ein weiterentwickeltes und zukunftsgerichtetes Datenschutzmanagement integriert diese – und viele weitere – wichtige Maßnahmen proaktiv in den Geschäftsalltag.
Besseres Management für besseren Datenschutz
Eine wichtige Stellschraube für das Schaffen einer neuen Datenschutzkultur im Unternehmen ist das Verhältnis zwischen Management und Datenschutzexpert:innen. Oft wird der Datenschutz als isolierte Aufgabe betrachtet, die unabhängig vom restlichen Geschäftsbetrieb läuft. Ein wirklich effektives Datenschutzmanagement erfordert jedoch eine weitaus engere Verzahnung mit den allgemeinen Unternehmensprozessen.
Wir stellen Ihnen hier acht Best Practices für effektives Datenschutzmanagement vor, die Unternehmen dabei helfen können, das ungünstige Patt produktiv aufzulösen:
-
Schritt für Schritt vorgehen:
Wir empfehlen, die Umsetzung von neuen Datenschutzmaßnahmen in kleinen, machbaren Schritten zu planen und durchzuführen. Anstatt große, überwältigende Projekte zu starten, sollten Unternehmen kontinuierliche Verbesserungen anstreben, die sich langfristig summieren. Dies fördert eine nachhaltige Integration von Datenschutz in den Unternehmensalltag.
Praxisbeispiel: Statt die gesamte Datenschutzrichtlinie auf einmal zu überarbeiten, aktualisiert das Unternehmen zuerst die Richtlinien für E-Mails und elektronische Dokumente und geht dann schrittweise weitere Bereiche an.
-
Direkte Kommunikation praktizieren:
Transparente und offene Kommunikation zwischen dem Datenschutzteam und Fachabteilungen ist der Schlüssel zu effektivem Datenschutzmanagement. Alle Beteiligten sollten klare, direkte Kommunikationswege nutzen, um Missverständnisse zu vermeiden und schnelle Entscheidungen zu ermöglichen. Barrieren in der Kommunikation sollten abgebaut werden, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.
Praxisbeispiel: Das Datenschutzteam organisiert wöchentliche Meetings mit den Abteilungsleitern, um aktuelle Datenschutzfragen und -probleme direkt zu besprechen.
-
Technische Begriffe verständlich machen:
Die komplexen und oft technischen Begriffe der DSGVO und anderer Datenschutzvorschriften sollten in eine leicht verständliche Sprache übersetzt werden. Erhöhen Sie das Verständnis und die Akzeptanz bei allen Mitarbeitenden. So stellen Sie sicher, dass Datenschutzrichtlinien korrekt umgesetzt werden.
Praxisbeispiel: Anstatt von „Datenminimierung“ zu sprechen, erklärt das Datenschutzteam den Mitarbeitenden, dass sie nur die Informationen sammeln sollen, die für ihre Arbeit unbedingt notwendig sind.
-
Unwichtige Informationen herausfiltern:
Im täglichen Geschäft fallen viele Informationen an, die nicht alle relevant für den Datenschutz sind. Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, die wirklich wichtigen Daten und Prozesse zu identifizieren und die Ansammlung unnötiger Daten zu reduzieren. Die dadurch erreichte Klarheit ermöglicht es, sich auf die wesentlichen Aspekte des Datenschutzes zu konzentrieren.
Praxisbeispiel: Das Unternehmen identifiziert die datenschutzrechtlich wichtigsten Dokumente und konzentriert sich darauf, diese aktuell zu halten, während weniger relevante Dokumente in längeren Intervallen überprüft werden.
-
Wichtige und dringliche Aufgaben unterscheiden:
Im Datenschutzalltag entscheiden Sie klar zwischen wichtigen und dringlichen Aufgaben. Wichtige, aber nicht dringliche Aufgaben sollten geplant und terminiert werden. Dringliche Aufgaben, die jedoch nicht wichtig sind, können delegiert werden. Diese Unterscheidung hilft, die Ressourcen effizient zu nutzen und den Fokus auf die wichtigsten Datenschutzaufgaben zu legen.
Praxisbeispiel: Eine dringliche Anfrage eines Kunden wird sofort bearbeitet, während die Aktualisierung der Datenschutzrichtlinie, die ebenfalls wichtig ist, aber nicht dringend, für nächste Woche eingeplant wird.
-
Strukturen und Prozesse schaffen:
Ein gut strukturiertes Datenschutzmanagement benötigt klare Prozesse und Verantwortlichkeiten. Durch die Schaffung von festen Strukturen und standardisierten Abläufen wird sichergestellt, dass Datenschutzmaßnahmen konsistent und effizient umgesetzt werden. Dies verhindert, dass Mitarbeitende improvisieren müssen und erhöht die Verlässlichkeit der Datenschutzprozesse.
Praxisbeispiel: Das Unternehmen erstellt einen klaren Prozess für den Umgang mit Datenschutzvorfällen, inklusive Verantwortlichkeiten und Handlungsschritten, die alle Mitarbeitenden kennen und befolgen.
-
Regelmäßige Retrospektiven und Bewertungen durchführen:
Regelmäßige Retrospektiven auf die umgesetzten Maßnahmen und deren Ergebnisse sind hilfreich, um aus Erfahrungen zu lernen und Verbesserungen abzuleiten. Retrospektiven dienen der Identifizierung von Schwachstellen, um mit diesem Wissen weiterhin an der Optimierung des Datenschutzmanagements weiterzuarbeiten.
Praxisbeispiel: Nach der Durchführung eines Datenschutzprojekts setzt sich das Team zusammen, um zu besprechen, was gut gelaufen ist und wo künftig Verbesserungen notwendig sind.
- Automatisierung und Visualisierung intelligent einsetzen:
Technische Hilfsmittel und Softwarelösungen können dazu beitragen, Datenschutzprozesse zu automatisieren und visuell darzustellen. Dies erleichtert die Überwachung und Einhaltung der Datenschutzvorgaben.
Praxisbeispiel: Das Unternehmen nutzt eine Software, die automatisch alle eingehenden Betroffenenanfragen erfasst und deren Bearbeitung verfolgt, inklusive visualisierter Statusberichte für das Management.
Fazit: Es braucht eine neue Datenschutzkultur in Unternehmen
Eine ganzheitliche Datenschutzkultur, die sowohl technische als auch menschliche Faktoren berücksichtigt, ist ein nicht zu ignorierender Faktor für den Geschäftserfolg. Datenschutz sollte in alle Geschäftsprozesse integriert und alle Mitarbeitenden regelmäßig geschult werden. Eine All-in-One Datenschutzlösung kann wertvolle Unterstützung bieten, indem sie die Verwaltung vereinfacht und automatisiert.
Abschließend kann gesagt werden, dass der Weg zum Datenschutz-Vorreiter kein Sprint ist, sondern ein Marathon. Mit den richtigen Strategien und einem ganzheitlichen Ansatz können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch das Vertrauen ihrer Kunden und Mitarbeitenden gewinnen und langfristig halten.
